Apakah Anda merasa kesulitan berbicara saat rapat virtual? Jika iya, Anda tidaklah sendiri. Ada banyak faktor yang bisa memengaruhi hal ini, diantaranya:
1) Isyarat fisik dan sosial yang lebih sulit dibaca. Dalam interaksi secara langsung, jauh lebih mudah untuk membaca isyarat kapan waktu yang tepat dan pantas untuk menyuarakan pendapat—seseorang bisa saja mencondongkan tubuh mereka atau mengisyaratkan gestur untuk mengajak Anda berpendapat. Tetapi, mengetahui ekspresi seperti itu lewat layar adalah hal yang susah, bahkan mustahil untuk rapat dengan tim yang sangat besar.
2) Jika Anda adalah karyawan junior atau karyawan yang bekerja secara remote dan masih mencoba beradaptasi, Anda mungkin merasa tertutup dengan rekan satu tim maupun senior. Jenjang jabatan bisa saja memberikan rasa intimidasi. Anda tidak ingin dianggap kurang informasi atau bodoh oleh para atasan atau klien, atau Anda mungkin merasa jika orang lain yang lebih berpengalaman dari Anda sehingga akan menganggap pendapat Anda sebagai kritik bagi mereka.
3) Dan yang terakhir—hal ini juga terjadi secara langsung, di mana Anda merasa ide Anda masih kurang matang dan dianggap kurang berarti. Hal ini sering kali terjadi ketika diminta untuk melakukan brainstorming saat itu juga dan hanya sedikit waktu yang diberikan untuk membuat pendapat yang tepat.
Apapun alasannya, kita semua pastinya merasa kesulitan untuk berbicara terlepas dari apapun jabatan karier kita. Oleh karena itu, menemukan keberanian untuk berbicara adalah hal yang krusial bagi karier Anda, begitu juga bagi tim dan perusahaan Anda. Kualitas dari keputusan kelompok Anda didukung oleh adanya keberagaman pengalaman dan kemampuan. Jika Anda tetap diam, maka perspektif unik Anda tidak akan pernah dipertimbangkan saat pembuatan keputusan tersebut.
Supaya bisa lebih produktif di rapat virtual selanjutnya, Anda perlu mengubah pemikiran terkait pentingnya berbicara saat rapat bagi Anda dan orang lain. Ada 3 cara yang bisa dilakukan untuk hal ini, yaitu:
Perubahan 1: Dari “Ide saya mungkin belum sempurna” menjadi “Ini bisa menjadi ide terobosan bagi orang lain.”
Penelitian terkait self-censorship (kemampuan menyaring informasi) menemukan jika orang-orang menahan diri untuk berbicara karena beberapa alasan. Alasan karyawan tetap diam karena mereka:
- Takut jika dikucilkan
- Tidak ingin dipermalukan
- Ingin menghindari pendapat negatif
- Merasa jika berbicara itu tidak pantas
Dikarenakan alasan-alasan tersebut, orang-orang sering memutuskan untuk menahan ide yang belum tentu “sempurna.” Hal ini sering kali terjadi di rapat virtual yang disadari memiliki keterbatasan waktu. Microsoft Teams, contohnya, akan memberikan informasi kalau rapat “akan berakhir dalam waktu lima menit.” Pengingat seperti ini sebenarnya bisa membantu pemimpin rapat untuk mengalokasikan hal lain dalam agenda mereka, tetapi juga bisa meningkatkan batasan berbicara dan menghambat orang untuk membagikan ide mereka yang belum sempurna atau catatan kasar terkait pemikiran mereka.
Ubah pemikiran Anda: Sadarilah jika ide setengah matang Anda bisa jadi langkah awal untuk memberikan terobosan bagi tim. Anggap pendapat tersebut sebagai pendapat yang bisa dikembangkan oleh tim. Contohnya, jika Anda mengusulkan untuk mengumpulkan feedback mengenai prototipe produk, ini bisa jadi penunjuk seperti apa bentuk produk akhir nantinya.
Terkadang mengambil jalan yang tidak diketahui saat mendaki gunung bisa membawa kita pada pemandangan memesona yang bisa saja kita lewatkan. Ingatkan diri Anda jika ide luar biasa juga dihasilkan dari cara yang demikian. Ide yang belum sempurna yang sesuai dengan tujuan rapat bukan sekadar membuang waktu saja. Justru itu bisa membantu tim Anda menjadi lebih terdepan dari hanya sekadar ide menjadi eksekusi.
Perubahan 2: Dari “Mungkin bukan tempat saya untuk bicara” menjadi “Diam bukanlah hal yang menguntungkan bagi tim.”
Anak muda sering kali segan membagikan ide mereka karena merasa bukan posisinya untuk melakukan hal tersebut. Anda bisa saja berpikir: “Saya tidak memiliki pengalaman yang cukup untuk menyatakan pendapat ini,” atau “Saya masih baru dalam hal ini,” tetapi Anda tidak seharunya meremehkan nilai dari perspektif Anda.
Ambil saja contoh dari salah satu klien kami, Lilli. Selama sesi brainstorming terkait cara meningkatkan kualitas rapat, setiap orang diberikan kesempatan untuk membagikan pendapat mereka. Lilli, seorang junior di perusahaan tersebut, mulanya ragu dengan pendapatnya karena tidak yakin jika dia bisa memberikan pengaruh. Namun, dengan membayangkan dampak yang bisa diberikan dari idenya tersebut, dia pun memutuskan untuk berani berbicara. Dia mengatakan kalau dia baru saja membaca sebuah artikel tentang bagaimana Amazon memulai rapat eksekutif dengan membaca memo 6 halaman secara hening selama 30 menit. Tujuannya supaya semua peserta rapat berada dalam pemikiran yang sama.
Gaya rapat seperti ini begitu baru bagi anggota tim Lilli, dan mereka ada yang merespon dengan rasa takjub, ragu-ragu, dan khawatir. Gaya rapat dengan “membaca memo” menjadi titik utama dalam melakukan brainstorming. Pada akhirnya, anggota tim memutuskan jika cara ini bisa jadi tidak berhasil untuk semua jenis rapat, tetapi tentu saja menjadi pendekatan yang menjanjikan untuk beberapa jenis rapat tertentu. Sekarang, rapat dengan membaca memo menjadi praktik yang umum dilakukan di perusahaan Lilli dan telah dinilai sebagai hal yang sangat efektif.
Arah keputusan Lilli sangatlah jelas: Mungkin setiap orang di ruangan tersebut sudah tahu gaya rapat yang dia usulkan. Tapi, bisa juga tidak. Dan jika yang terakhir itu benar, setidaknya dia telah memberikan pendekatan alternatif untuk meningkatkan pembuatan keputusan dalam kelompok karena akan lebih baik jika menginformasikan hal itu pada tim. Jika Lilli tetap saja diam, rekan satu timnya akan ketinggalan informasi penting yang bisa memperkuat pilihan mereka.
Ubah pemikiran Anda: Reed Hastings, seorang co-founder dan CEO Netflix mengatakan: “Bagi kami, itu adalah bentuk manipulasi ketika Anda tidak setuju terhadap suatu ide, tetapi tidak menunjukkan ketidaksetujuan itu. Dengan menahan pendapat Anda, secara tidak langsung Anda memilih untuk tidak membantu perusahaan.”
Untuk rapat Anda selanjutnya, gunakanlah pemikiran satu ini. Jika Anda percaya kalau opini atau secuil informasi bisa membawa pada kesuksesan suatu proyek atau perusahaan, katakanlah. Lalu, jika Anda adalah seorang dengan jabatan yang lebih rendah dari lainnya dalam perusahaan, gunakanlah cara berikut:
- Pastikan ide Anda tersebut relevan untuk kelompok, bukan hanya perorangan. Namun, jika ide Anda lebih relevan ke perorangan, katakan secara empat mata ide Anda pada individu tertentu.
- Jika Anda merasa tidak setuju dengan sesuatu, tawarkan alternatif solusi lainnya atau kritik yang membangun. Jangan menunjukkan ketidaksetujuan untuk menghina, tetapi dengan tujuan untuk mendukung.
- Lakukan untuk memperkuat diskusi. Apa yang Anda katakan harus relevan dengan tujuan rapat dalam artian yang luas. Berbicara mengenai permasalahan terbaru di Sillicon Valley bisa saja menjadi topik menarik, namun mungkin bukan topik yang sesuai dengan dialog mendalam terkait bagaimana meningkatkan departemen logistik bagi retailer yang bekerja dengan Anda.
Perubahan 3: Dari “Saya ingin terdengar pintar” menjadi “Ini adalah mengenai kecerdasan kelompok supaya kita bisa sukses bersama.”
“Tim yang terdiri dari 60% orang hebat bisa bekerja lebih baik dari tim yang terdiri dari 80% atau lebih orang hebat. Itu adalah bukti analisa dari Wall Street, pertandingan kualifikasi World Cup, dan bola basket NBA,” kata profesor Wharton, Adam Grant. Berkebalikan dengan kepercayaan populer, kebanyakan pemenang hadiah Nobel bukanlah penyendiri yang mengisolasi dirinya dan memiliki ide brilian dengan sendirinya.
Penelitian pada kecerdasan kelompok menunjukkan bahwa kualitas pembuatan keputusan oleh kecerdasan gabungan dari kelompok, bukan oleh anggota yang paling cerdas. Ketika Anda berbicara, entah itu berdasarkan pendapat ahli, pengalaman, atau pemikiran bebas Anda, partisipasi Anda bisa meningkatkan kecerdasan kelompok begitu juga kualitas pengambilan keputusan dalam tim Anda.
Ubah pemikiran Anda: Anggaplah rapat virtual Anda selanjutnya sebagai sebuah puzzle yang akan diselesaikan oleh setiap orang. Setiap anggota tim memegang potongan puzzle yang unik, berdasarkan kemampuan dan pengalaman mereka. Dengan pemikiran ini, akankah Anda tetap menahan ide Anda? Jika Anda berani bicara di suatu rapat, Anda tidak mencoba untuk terlihat menonjol, melainkan untuk membagikan dan membantu proses pengambilan keputusan sebanyak mungkin sesuai dengan informasi topik yang dibicarakan. Potongan puzzle yang Anda punya bisa jadi sangat kecil, tapi kemungkinan juga bisa membantu melengkapi puzzle dari seluruh tim.
Sekarang, beginilah cara supaya berani bicara.
Perubahan pemikiran hanyalah satu bagian dari permasalahan. Hal itu harus diikuti dengan keberanian berbicara dan didengarkan. Mungkin saja Anda ingin berbicara, tetapi, di waktu itu, Anda lupa dengan apa yang ingin Anda katakan. Atau Anda adalah seorang introvert yang lebih memilih menulis email untuk mencurahkan ide Anda. Atau mungkin terlalu banyak rekan kerja senior dalam rapat dan Anda tidak tahu kapan waktu yang pantas untuk ikut dalam pembicaraan.
Di bawah ini ada beberapa cara supaya Anda bisa didengarkan.
Persiapkan pemicu untuk bicara: Pikirkan tentang satu pertanyaan yang sesuai dengan topik pembahasan supaya bisa dijawab dalam rapat tersebut, serta tuliskan pertanyaan itu di selembar post-it. Kemudian, tempelkan post-it tersebut di layar komputer. Post-it tersebut bisa menjadi semacam atau pemicu supaya Anda mau bicara. Lalu, jika saja Anda tiba-tiba ditanyai, setidaknya Anda punya satu pertanyaan penting untuk didiskusikan lebih lanjut.
Berlatih bagaimana Anda melakukan perkenalan: Cara Anda memperkenalkan diri Anda di awal rapat akan membantu orang menilai bagaimana Anda akan berkontribusi dan terlibat dalam rapat.
Jangan katakan: “Halo, nama saya Haruto dan saya senang bisa ada di rapat ini.”
Tetapi, katakan: “Halo, saya Haruto. Terima kasih sudah mengundang saya ke rapat ini. Saya berharap bisa membagikan pemikiran dan ide awal saya untuk proyek ini berdasarkan kursus pemikiran desain yang baru-baru ini saya ambil.”
Gunakan fitur chat: Jika Anda tidak terlalu nyaman berbicara, gunakan fitur chat untuk membantu Anda. Banyak orang menggunakan fitur chat ini di WebEx atau Zoom supaya diri mereka “terlihat” dan “didengarkan.” Ketika ada seseorang yang menyadari pertanyaan Anda, mereka pastinya akan meminta Anda untuk menguraikan dan membangun ide Anda tersebut.
Temukan cela waktu yang tepat: Jangan ragu untuk memberikan respon cepat ketika seseorang dengan sengaja melakukan jeda. Penelitan dalam hal perilaku turn-taking (mengambil giliran) menunjukkan jika orang yang sedang berbicara cenderung meneruskan kalimat mereka setelah berhenti sekitar 0,5 detik. Bagi seorang pembicara, jeda tersebut sudah cukup banyak untuk digunakan orang lain merespon. Ketika Anda melihat cela tersebut, nyalakan microphone dan bagikan ide Anda dan katakan, “Saya ingin urun pendapat mengenai….” Gunakan fitur raise hand (angkat tangan): Jika Anda tidak bisa menemukan cela untuk menyuarakan pendapat, cobalah untuk menggunakan emoji (tepuk tangan atau memberikan pujian) atau emoji angkat tangan untuk menarik perhatian. Ini akan menunjukkan kepada pembicara jika Anda memperhatikan, mendengarkan mereka, dan ingin memberikan kontribusi.
Sumber: Harvard Business Review (Tijs Besieux, Amy C. Edmondson, dan Femke de Vries, 11 Juni 2021)
