Hampir semua eksekutif muda yang bekerja dengan saya berkeinginan menjadi manajer dan mentor yang baik. Hanya saja mereka tidak memiliki cukup waktu—atau mungkin mereka menganggapnya demikian. “Saya bisa saja membawa perubahan baru atau mengajak salah satu tim saya untuk berdiskusi mengenai karier mereka,” seorang pimpinan jasa keuangan berkata pada saya baru-baru ini. “Di industri dan pasar sekarang ini, pilihan mana yang menurut Anda akan saya pilih?”
Pertanyaan yang bagus. Memang tidak mudah membantu karyawan Anda berkembang, bahkan meski Anda memanfaatkan setiap kesempatan bisnis. Tapi, Anda juga bisa memberikan pembelajaran dengan mudah, misalnya dengan memberikan feedback atau umpan balik yang efisien.
Jika Anda merasa perlu untuk memberikan feedback secara langsung kepada karyawan Anda, Anda bisa membuat prosesnya lebih efisien dengan 3 cara berikut.
Tidak perlu berbelit dalam memulai. Mayoritas manajer saat memberikan feedback—terutama feedback konstruktif, mereka merasa tertekan dan membutuhkan pemikiran signifikan yang penuh pertimbangan. Bagaimana caranya bisa menjelaskan feedback terhadap analisa yang kacau, hambatan dalam promosi, atau bahkan rapat yang ternyata berjalan dengan lancar? Selayaknya master catur, kita menghabiskan banyak waktu untuk memikirkan langkah pertama yang harus diambil. Oleh karenanya, kunci utama dalam menghindari waktu yang habis hanya untuk menyiapkan setiap sesi coaching adalah dengan menggunakan cara yang standar: tidak berbelit dan rutinkan melakukan diskusi terbuka tentang kinerja karyawan.
Lakukanlah sesederhana mungkin dan ungkapkan secara langsung apa yang ingin diutarakan. Pernyataan yang terang-terangan seperti “Saya ingin memberikan Anda feedback” atau “Apakah kamu siap jika saya memberikan bimbingan terkait hal ini?” akan menarik perhatian karyawan secara langsung dan memusatkan fokus mereka. Akan jadi lebih mudah bagi mereka untuk menyiapkan diri jika Anda sendiri sudah bersiap untuk membuka diskusi. Selain itu, para karyawan juga akan lebih terbiasa saat Anda hendak membuka sesi coaching, dan ini akan membantu karyawan dengan menyesuaikan diri dan mendengar feedback Anda dengan jelas.
Terus terang. Kesalahan pertama dari para eksekutif dalam memberikan coaching dan menyampaikan feedback ke karyawannya adalah tidak cukup jujur—lebih dikarenakan mereka tidak ingin terlihat jahat. Jika Anda pernah menggunakan kalimat “mungkin Anda bisa…” dalam sesi coaching atau menanyakan kepada karyawan Anda untuk memikirkan mengenai masalah kinerja, ada 99% kemungkinan jika Anda tidak terus terang. Tetapi, semakin jujur Anda, semakin besar kemungkinan coachee (orang yang Anda beri saran) mendengarkan pesan Anda, dan akan semakin besar pula kemungkinan Anda memberikan pengaruh secara cepat. Lalu, apa tipsnya supaya bisa jujur tanpa merasa seperti orang jahat? Jujurlah dengan penuh ketulusan dan sampaikan secara pribadi, sembari menjelaskan permasalahan secara langsung.
Feedback terbaik yang pernah saya terima terjadi beberapa tahun dalam masa karier saya, seketika setelah saya mengikuti rapat yang tidak mengenakkan dengan pihak manajemen senior, di mana saat itu saya kurang persiapan dan defensif. Saat kami menuruni elevator, atasan saya berkata dengan pelan, “Lain kali saya berharap Anda bisa melakukan yang lebih baik.” Jangan terus-terusan menghindari masalah dan jangan biarkan karyawan Anda melakukan hal yang sama.
Minta karyawan Anda mengulanginya. Jika feedback yang Anda berikan ternyata tidak berhasil ditangkap oleh karyawan Anda, maka Anda butuh untuk mengulanginya dua kali, tiga kali, atau bahkan empat kali—dan itu bisa menghabiskan waktu Anda yang berharga. Untuk menghindari pengulangan tersebut, pastikan dulu jika karyawan Anda sudah menangkap maksud Anda dengan memintanya untuk memparafrasekan apa yang dia dengar. Jika coachee Anda bisa menjelaskan secara jelas dengan kata-katanya sendiri apa saja yang perlu dia ubah atau lakukan kedepannya, maka bisa dipastikan dia sudah memahami pesan-pesan yang Anda berikan. Dengan begitu, sesi coaching bisa dianggap selesai dan Anda bisa mengerjakan hal lainnya. Tetapi, jika apa yang diutarakan masih terdengar membingungkan, Anda bisa membenarkannya seketika. Sehingga, kedepannya Anda tidak terlalu perlu untuk melakukan tindak lanjut. Dengan melakukan hal-hal tersebut secara rutin (bahkan mungkin setiap hari), Anda tidak hanya bisa menghemat waktu Anda dan coachee Anda, tetapi karyawan akan merasa jika Anda bukan hanya sekadar atasan mereka, melainkan juga sebagai pembimbing mereka. Mereka akan meningkatkan kemampuan dan merasa terus termotivasi. Dan teruntuk para manajer, melakukan hal tersebut adalah cara terbaik untuk memanfaatkan waktu yang Anda miliki.
Sumber: Harvard Business Review (Daisy Dowling, 16 February 2015)
