Bayangkan: Anda bangun di pagi hari dan kepala Anda menyembul dari bantal dengan panik. Laporan yang telah lama ditunggu-tunggu dan telah Anda selesaikan—begitu lama—akan jatuh tempo dalam tiga hari.
Keringat dingin mengendap di kulit Anda saat Anda duduk untuk membuat laporan yang mungkin tidak sesuai dengan harapan semua orang. Anda pasti membutuhkan lebih banyak waktu untuk mengerjakan ini. Anda membayangkan pimpinan Anda menggelengkan kepala, tangan terlipat tidak setuju, dan menyeringai.
Ugh. Bagaimana Anda membiarkan ini terjadi?
Sekarang bayangkan ini: Tanggal jatuh tempo itu adalah satu bulan lagi.
Anda punya lebih banyak waktu. Sungguh melegakan—dan sekarang Anda bisa tidur dengan nyenyak!
Tapi tunggu. Sebelum Anda menekan tombol snooze (ulur) dan membiarkan kadar kortisol Anda turun, Anda perlu memahami fenomena yang mengganggu karier ini—atau Anda akan berakhir mengulanginya.
Kesalahan Perencanaan
Tak ada seorang pun yang secara sengaja membuat proyek baru berpikir jika ini TIDAK akan berjalan sesuai rencana—namun, itu terjadi berulang kali. Kenapa banyak dari kita jatuh ke perangkap ini? Persepsi kita mengenai waktu yang tersedia, kemampuan kita, dan hambatan apa pun yang mungkin kita hadapi sangatlah berliku. Ini adalah fenomena yang disebut sebagai kesalahan perencanaan, dan hal ini terjadi pada para profesional di tingkat manapun dan di setiap pekerjaan.
Kekeliruan perencanaan dimulai dengan angan-angan. Penundaan kecil (atau bahkan besar) yang tidak diperhitungkan. Menunda pekerjaan tampaknya tidak bermasalah, pada awalnya. Tetapi karena kita cenderung meremehkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, bersamaan dengan risiko terkait dan biaya tak terduga, tanpa disadari kita menempatkan diri kita dalam skenario menit terakhir, atau lebih buruk, melewati deadline.
Penelitian menunjukkan jika kita sering meremehkan waktu dan hambatan yang muncul saat menyelesaikan sebuah tugas, bahkan ketika itu secara langsung bertentangan dengan pengalaman masa lalu kita. Hal ini bisa dijelaskan oleh bias optimisme kita, sebuah kecenderungan alami kita untuk percaya kalau masa depan akan lebih baik dari masa lalu.
Kedua istilah tersebut (“kesalahan perencanaan” dan “bias optimisme”) diciptakan oleh psikolog Daniel Kahneman dan Amos Tversky pada tahun 1979, yang karyanya telah mengunggulkan bidang behavioral economic (ekonomi tingkah laku). Di tahun 2002, Kahneman menerima Nobel Memorial Prize di bidang ilmu ekonomi untuk penelitiannya. (Tversky telah meninggal dan penghargaan tidak diberikan secara anumerta.)
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang kekeliruan perencanaan, seberapa luasnya, dan cara mengatasinya, saya menghubungi peneliti ahli Filippos Papakonstantinou (The Business School, King’s College London) dan Jonathan Parker (MIT Sloan School of Management), yang menerbitkan makalah tentang perencanaan yang salah, penundaan, dan komitmen dengan Markus Brunnermeier dari Princeton University.
“Kita semua mencoba untuk mengambil tindakan yang akan mengarah pada kemungkinan hasil yang lebih baik di masa depan, dan keduanya memotivasi kita hari ini dan membuat kita merasa lebih baik,” jelas Parker.
Seperti apa hal tersebut dalam praktiknya? Papakonstantinou memberikan contoh ini: Katakanlah Anda memiliki sebuah pekerjaan untuk diselesaikan dengan waktu tiga hari untuk menyelesaikannya. Daripada memperkirakan dengan benar, berdasarkan pengalaman Anda sebelumnya, bahwa pekerjaan itu akan memakan waktu, katakanlah, total 12 jam untuk diselesaikan, Anda “mengandai-andai” bahwa itu hanya akan memakan waktu 8 jam, sehingga langsung membuat Anda bersemangat. Jadi, Anda berencana untuk bersenang-senang di hari pertama dan melakukan 4 jam kerja di setiap hari berikutnya. Tapi, yang mengejutkan, ketika hari terakhir tiba, Anda akhirnya harus bekerja lebih lama dari yang diharapkan.
“Kesalahan perencanaan membawa Anda harus menjejalkan pada akhirnya dan melakukan hal lebih banyak dari yang Anda bayangkan,” katanya. “Pada akhirnya Anda harus bekerja keras mendekati deadline dan bahkan mungkin melewatkannya, karena memegang keyakinan tentang apa yang bisa Anda selesaikan secara realistis dan mengabaikan banyak faktor di luar kendali Anda.”
Bisakah kita mengatasi kesalahan perencanaan?
Menurut Parker, bahkan mereka yang telah mempelajari kesalahan perencanaan pun rentan terhadap hal tersebut. Ini adalah fenomena yang tak terhindarkan. Jadi, apa yang dapat kita lakukan untuk menjaga kita tetap sesuai target dan membantu kita mencapai tujuan kita?
Para peneliti memiliki beberapa saran.
Ambil sudut pandang luar.
Daniel Kahneman menyebut ini sebagai “obat” untuk kekeliruan perencanaan. Pandangan orang dalam adalah cara orang biasanya berpikir tentang keputusan: secara subjektif, berdasarkan pengalaman, preferensi, dan bias pribadi mereka sendiri. Sebaliknya, pandangan luar didasarkan pada objektivitas, data, dan statistik.
Saat lain kali Anda menemukan diri Anda menunda-nunda, tanyakan pada diri sendiri: Berapa banyak waktu dan usaha yang diperlukan untuk tugas serupa di masa lalu?
Jika pekerjaan itu sepenuhnya baru bagi Anda, lakukan riset. Apakah pekerjaan Anda mencerminkan perusahaan lain? Periksalah untuk melihat apakah ada informasi yang dapat diukur dan tersedia untuk umum tentang waktu dan biaya yang terlibat dalam proyek-proyek tersebut. Internet adalah teman Anda.
Secara alternatif, Anda bisa meminta tolong seorang rekan untuk membantu memperkirakan untuk menghilangkan bias Anda sendiri. “Setiap memulai proyek, setiap orang berpikir: ‘Baiklah, ini tidaklah sulit. Kelihatannya sangat mudah,’” kata Parker. “Akan sangat bermanfaat jika Anda menghilangkan pemikiran tersebut saat makan siang dengan teman Anda, dengan tujuan untuk melihat apakah mereka bisa menemukan lubang dan mendorong kembali optimisme Anda.”
Ini juga berlaku bagi Anda, para ahli. Meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk pekerjaan adalah kesalahan seorang anak baru! Tantangannya terletak pada menyeimbangkan bias optimisme Anda dengan realisme.
Berkomitmen lebih awal dan terbuka.
Semakin Anda menunda, semakin buruk masalah Anda. Di situlah komitmen diri Anda pada tindakan awal menjadi berharga. “Intinya adalah memberi diri Anda sedikit tekanan komitmen eksternal agar tidak meninggalkan semua pekerjaan Anda sampai menit terakhir,” kata Parker.
Papakonstantinou menyarankan untuk mengeksplorasi perangkat komitmen, atau elemen eksternal yang membatasi Anda, dan membatasi rangkaian pilihan yang tersedia.
Coba pertimbangkan perangkat komitmen ini: Kumpulkan semua sumber daya yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan secara offline. Kemudian, minta teman sekamar Anda atau rekan Anda untuk mematikan WiFi dan tidak memulihkan koneksi hingga Anda keluar dari meja kerja dengan tugas yang telah selesai.
Mencegah godaan menjelajahi web membuat Anda tidak terganggu dan menunda-nunda lebih jauh. (Diri Anda di masa depan akan bersyukur karena Anda melakukannya.)
Anda juga bisa bekerja pada “pemrograman” otak Anda. Penelitian menunjukkan bahwa dengan menetapkan rencana “jika-maka”, yang juga dikenal sebagai “niat implementasi”, Anda dapat melawan kesalahan perencanaan dan mengurangi peluang Anda untuk menunda-nunda. Rumusnya sederhana:
JIKA [situasi tertentu terjadi], MAKA saya akan [mengambil tindakan ini].
Contoh, jika saya mendapati diri saya melakukan riset tanpa tujuan hingga sore hari alih-alih menulis, saya akan istirahat makan siang selama 30 menit untuk mendapatkan energi dan kembali fokus. Pada dasarnya, semakin spesifik Anda pada kapan, di mana, dan apa tujuan Anda—dan semakin banyak rencana yang Anda tetapkan untuk meningkatkan kemauan Anda—semakin besar kemungkinan Anda untuk menindaklanjutinya.
Jadwalkan “waktu tambahan”
Ingatlah bahwa akan selalu ada faktor di luar kendali Anda, dan Anda mungkin terlalu melebih-lebihkan kemampuan Anda. Untuk memastikan tenggat waktu yang lebih realistis, ambil perkiraan awal dan tingkatkan sebesar 25%. Jika menurut Anda peluncuran fitur baru akan memakan waktu empat minggu, sisihkan satu minggu tambahan untuk memungkinkan adanya penundaan. Kemudian, tambahkan loncatan berselang yang terputus-putus (anggap itu sebagai deadline mini) supaya tetap berjalan sesuai rencana.
Alat teknologi bisa membantu Anda untuk tetap konsisten dengan praktik ini. Atur notifikasi mobile, gunakan aplikasi pengingat seperti Due atau Todoist, atau bahkan minta bantuan partner akuntabilitas virtual yang bisa cukup membantu. Anda juga bisa gunakan kalender untuk tetap sesuai rencana. Gunakan waktu beberapa jam untuk fokus bekerja di hari Senin, Rabu, dan Jum’at, misalnya. Coba pertimbangkan mengatur check in mingguan dengan pemegang saham eksternal atau anggota tim untuk meminta pertanggungjawaban. (Tiba-tiba setiap waktu yang tersedia terlihat baik untuk menyelesaikan proyek!) Ketika—bukan jika—Anda mengalami masalah, menyiapkan cadangan rencana sebelumnya akan membantu Anda bergerak maju sesuai jadwal.
Sumber: Harvard Business Review (Kristi DePaul, 4 Januari 2022)
