Bertumbuh di Masa-Masa yang Kacau
“Bisnis itu tentang mengambil risiko dan mengendalikan ketidakpastian dan kekacauan”
– Gautam Adani, Pebisnis India.
Sumber: Mindtools
Dunia bisnis telah mengalami perubahan besar-besaran selama beberapa dekade terakhir, dan kita sekarang hidup di dalam era yang saling terhubung yang mana perubahan bisa terjadi dalam laju cepat, konstan, dan tidak dapat diprediksi.
Perubahan yang pesat dalam teknologi menciptakan lingkungan di mana internet, ponsel pintar, dan media sosial dapat ditemukan di mana pun, dan peristiwa global seperti krisis keuangan 2008, pandemi COVID, dan, yang paling baru, konflik di Ukraina, meningkatkan kekacauan, bahaya, dan ketidakpastian.
Keadaan yang berubah-ubah tersebut menggantikan rasa kepastian, stabilitas, dan familiaritas dalam masyarakat. Jenis kondisi lingkungan seperti ini bisa dideskripsikan menggunakan singkatan “VUCA” yaitu kepanjangan dari “Volatile,” “Uncertain,” “Complex,” dan “Ambiguous.”
Apa itu VUCA?
US Army War College adalah salah satu lembaga yang menggunakan akronim VUCA setelah terjadinya serangan teroris 9/11 pada tahun 2001. Para perancang perencanaan militer cemas terhadap perubahan secara radikal dan kondisi keamanan lingkungan internasional yang baru, sehingga mereka menggunakan VUCA untuk mendeskripsikan hal tersebut. VUCA berasal dari singkatan:
Volatile – Perubahan yang sifatnya cepat dan tidak terprediksi lama dan tingkatannya.
Uncertain – Masa kini tidak jelas dan masa depan tidak pasti.
Complex – Banyak faktor berbeda yang muncul dan saling terhubung yang bisa memunculkan kekacauan dan kebingungan.
Ambiguous – Kurangnya kejelasan atau kesadaran mengenai situasi.
Bob Johansen, dari Institute for the Future (IFTF), mengadaptasi VUCA untuk dunia bisnis dalam bukunya yang dirilis tahun 2009, Leaders Make the Future. Dia menggunakannya untuk menunjukkan dorongan perubahan yang bergejolak dan tidak dapat diprediksi yang bisa berdampak pada perusahaan-perusahaan, dan dia menjelaskan jika kita membutuhkan skill, pendekatan, dan tingkah laku yang baru untuk menghadapi ancaman VUCA.
VUCA mewakili sekumpulan tantangan yang akan dihadapi oleh individu, tim, manajer, dan perusahaan di industri terdampak. Secara terpisah, tantangan-tantangan tersebut bisa jadi hal yang signifikan, tetapi akan jadi hal yang berat jika digabungkan.
Catatan:
Terlepas dari tantangan-tantangan tersebut, VUCA bisa jadi tidak berupa tantangan yang sama di seluruh industri. Misalnya, bisnis-bisnis tertentu bisa jadi lebih stabil, aman, dan teregulasi. Dan, ketika Anda atau perusahaan Anda proaktif dan membuat agenda perubahan, peluang untuk mengalami seluruh tantangan tersebut akan sangat kecil.
Mengapa VUCA itu Penting?
Banyak orang yang memprediksi jika VUCA akan lebih dan lebih merata di dunia bisnis. Untuk mengelola tim di era VUCA, Anda harus menyadari perubahan yang dapat disebabkan oleh lingkungan semacam ini.
VUCA mampu:
- Melemahkan orang-orang dan membuat mereka cemas.
- Melemahkan motivasi mereka.
- Menghalangi langkah karier mereka.
- Membuat pelatihan dan pembentukan ulang yang konstan sebagai sebuah kebutuhan.
- Membutuhkan banyak waktu dan upaya dalam berusaha.
- Meningkatkan kemungkinan orang-orang membuat keputusan yang buruk.
- Melumpuhkan proses pembuatan keputusan.
- Membahayakan proyek, pengembangan, dan inovasi jangka panjang.
- Membuat individu dan perusahaan kewalahan.
- Membahayakan budaya internal.
- “Melukai” dan menciptakan lingkungan VUCA dalam perusahaan.
Jika industri atau perusahaan Anda terdampak oleh lingkungan ini, Anda perlu mengatur ulang cara Anda dan bisnis Anda beroperasi.
Cara Pengelolaan di Era VUCA
Meskipun VUCA nampak tidak terelakkan di industri tertentu, Anda bisa mengendalikan diri Anda, tim Anda, dan perusahaan Anda untuk mengurangi dampaknya. Bahkan, Anda bisa menggunakannya untuk keuntungan Anda.
Kunci untuk mengendalikan kondisi ini adalah memecah VUCA ke dalam komponen-komponennya, dan mengidentifikasi situasi yang sifatnya bergejolak (volatile), tidak pasti (uncertain), kompleks (complex), dan ambigu (ambiguous). Tiap tipe situasi memiliki penyebab dan penyelesaiannya sendiri-sendiri, jadi Anda harus menghadapi satu per satu dulu.
Dalam bukunya, Johansen mengusulkan sebuah kerangka kerja yang bisa digunakan untuk merespon ancaman VUCA yang disebut dengan “VUCA Prime.” Dia menyarankan untuk melakukan hal-hal berikut.
Tantang Volatility dengan Vision
Terima dan rangkul perubahan sebagai sesuatu karakteristik yang konstan dan tak dapat diprediksi dalam lingkungan kerja Anda. Jangan menentangnya.
Buat pernyataan yang kuat dan meyakinkan mengenai tujuan dan value tim, dan kembangkan visi bersama yang jelas mengenai masa depan. Pastikan jika Anda menetapkan tujuan yang fleksibel bagi anggota tim yang bisa Anda ubah jika diperlukan. Hal ini memungkinkan mereka untuk menavigasi situasi yang tidak pasti dan baru, serta bereaksi secara cepat akan perubahan.
Hadapi Uncertainty dengan Understanding
Ambil jeda dan lihatlah ke sekeliling Anda. Hal ini akan membantu Anda memahami dan mengembangkan cara baru dalam berpikir dan bertindak dalam merespon elemen-elemen VUCA.
Jadikan investasi dalam analisa dan interpretasi bisnis dan kecerdasan kompetitif sebagai sebuah prioritas, sehingga Anda tidak ketinggalan. Ikuti perkembangan berita industri, dan dengarkan secara cermat pelanggan Anda untuk mengetahui apa yang mereka inginkan.
Review dan evaluasi kinerja Anda. Cari tahu apa yang berhasil Anda kerjakan dengan baik, hal apa yang mengejutkan, dan apa yang bisa Anda lakukan secara berbeda di lain waktu.
Simulasikan dan bereksperimenlah dengan situasi, sehingga Anda dapat mengeksplorasi bagaimana memainkan situasi tersebut dan bagaimana Anda akan bereaksi terhadap situasi itu di masa mendatang. Pusatkan tujuan untuk mengantisipasi kemungkinan ancaman di masa depan dan merancang respon yang mungkin dilakukan. Melakukan gaming, perencanaan skenario, perencanaan krisis, dan permainan peran bisa menjadi alat yang berguna untuk memperoleh sudut pandang ke depan dan mempersiapkan respon Anda.
Respon Complexity dengan Clarity
Berkomunikasilah dengan jelas dengan orang-orang Anda. Dalam situasi kompleks, komunikasi yang diekspresikan secara jelas membantu mereka memahami arah tim atau perusahaan Anda.
Kembangkan tim dan dukung kolaborasi. VUCA sering kali terlalu rumit untuk diatasi oleh satu orang saja. Oleh karenanya, bangun tim yang bisa bekerja secara efektif dalam laju cepat dan lingkungan yang tidak bisa diprediksi.
Lawan Ambiguity dengan Agility
Dorong fleksibilitas, kemampuan beradaptasi, dan kelincahan/agilitas. Buat rencana ke depan, tetapi buat dalam waktu darurat, dan persiapkan diri untuk mengubah rencana Anda.
Pekerjakan, kembangkan, dan dorong orang-orang yang mampu berkembang dalam lingkungan VUCA. Orang-orang tersebut cenderung kolaboratif, nyaman dengan ambiguitas dan perubahan, dan memiliki skill pemikiran yang kompleks.
Dukung orang-orang Anda untuk berpikir dan bekerja di luar area fungsi mereka biasanya untuk meningkatkan pengetahuan dan pengalaman mereka. Job rotation (pemindahan karyawan dari satu tugas ke tugas dan posisi yang berbeda) dan pelatihan lintas fungsi bisa menjadi cara terbaik untuk meningkatkan agilitas tim.
Pimpin anggota tim Anda, tetapi jangan mendikte atau mengontrol mereka. Kembangkan lingkungan kolaboratif, dan bekerja keraslah untuk membangun konsensus. Dukung adanya debat, perbedaan pendapat, dan partisipasi dari semua orang.
Rangkul adanya “budaya ide.” Kevin Roberts, dari biro iklan Saatchi and Saatchi, menciptakan definisi alternatif VUCA yaitu: “Vibrant, unreal, crazy, and astounding.” Pengertian tersebut menggambarkan jenis budaya energik yang dapat memberi tim dan perusahaan keunggulan yang kreatif dan agilitas di masa yang tidak pasti ini.
Berikan penghargaan atau reward kepada anggota tim yang menunjukkan visi, pemahaman, kejelasan, dan agilitas. Biarkan supaya orang-orang Anda mengetahui perilaku seperti apa yang Anda hargai dengan menyoroti inovasi dan langkah pengambilan risiko yang diperhitungkan.
Dari ‘Leaders Make the Future: Ten New Leadership Skills for an Uncertain World,’ oleh Bob Johansen. Edisi pertama © 2009. Diproduksi ulang dengan izin dari Bob Johansen.
Peringatan:
Beberapa orang mungkin tergoda untuk menggunakan VUCA sebagai alasan atas kurangnya tindakan, perencanaan, atau arahan dalam pekerjaan mereka. Sebagai seorang manajer, penting untuk menyadari pekerjaan yang ceroboh dan mengambil tindakan yang tepat untuk menyelesaikan masalah.
Manfaat Melakukan Pengelolaan di Era VUCA
Dalam industri atau perusahaan yang terpengaruh oleh VUCA, Anda memiliki pilihan. Entah Anda mengizinkan VUCA untuk “mengontrol,” membebani dan membuat Anda kewalahan, atau menerima dan mengelolanya, sehingga Anda dan tim Anda dapat mengurangi dampaknya. Ketika Anda memutuskan untuk menerima VUCA, Anda memilih untuk membuat diri Anda dan orang-orang Anda jadi tidak terlalu rentan, dan Anda memberdayakan semua orang untuk menghadapi kekuatan yang tidak dapat dikendalikan dan tidak dapat diprediksi.
Anda bisa memandang VUCA sebagai tantangan untuk meningkatkan skill leadership dan manajemen Anda, dan Anda dapat mengubahnya menjadi peluang untuk membuat tim Anda lebih efektif dengan berfokus pada bidang-bidang berikut:
Implementasi: Bekerja bersama orang-orang Anda untuk mengatasi ancaman VUCA dalam level tim.
Pengambilan keputusan: Melihat kompleksitas dan ketidakpastian sebagai pendorong untuk menggali lebih dalam sebelum membuat keputusan, daripada sebagai dorongan yang membuat kewalahan.
Inovasi dan kreativitas: Pikirkan inovasi proses dan alur kerja sebagai cara untuk mengatasi VUCA, bukan sebagai sesuatu yang membuat kita menderita.
Mencari peluang: Carilah penawaran dan peluang yang lebih baik, daripada mengandalkan vendor dan pemasok biasa Anda. Di dunia VUCA, peluang ini bisa cepat berlalu, jadi Anda harus tetap waspada dan memanfaatkannya saat muncul.
Membangun tim dan budaya organisasi: Kesulitan dan tantangan dapat membuat orang gelisah, tetapi mereka juga dapat memusatkan perhatian mereka dan mendorong mereka untuk bekerja menuju tujuan bersama.
Rekrutmen: Tingkatkan agilitas dengan mempromosikan dan merekrut orang-orang yang nyaman di lingkungan yang kurang terstruktur dan selalu berubah.
Hambatan dalam Pengelolaan di Era VUCA
Salah satu tantangan terbesar dalam pengelolaan di era VUCA adalah anggota tim yang menolak perubahan. Mereka mungkin menolak untuk menerima bahwa dunia telah berevolusi, ingin tetap menggunakan metode yang “sudah dicoba dan diuji,” atau gagal melihat gambaran utuhnya. Mereka bahkan mungkin dilumpuhkan oleh rasa takut dan gagal mengambil tindakan.
Ketidakpastian VUCA sering membuat, struktur organisasi yang tradisional dan pendekatan top-down menjadi usang, jadi hindari menggunakan gaya leadership otokratis yang tidak fleksibel. Di era VUCA, kolaborasi, partisipasi, debat, dan bahkan perbedaan pendapat lebih penting daripada kepatuhan, perintah, dan pemikiran kelompok—semua hal itu memungkinkan Anda untuk tetap fleksibel dan mengambil tindakan dengan cepat.
Kesimpulan
VUCA adalah singkatan dari volatility, uncertainty, complexity, dan ambiguity. Istilah ini mendeskripsikan situasi perubahan yang konstan dan tidak terprediksi yang sekarang menjadi norma di industri dan area-area tertentu di dunia bisnis.
VUCA menuntut Anda untuk menghindari hal tradisional, pendekatan manajemen dan leadership yang usang, dan pekerjaan sehari-hari. Hal seperti itu biasanya terlalu lamban dan kurang efektif di lingkungan yang bergejolak.
Proses yang lebih baru, lebih lincah dan pragmatis adalah kunci pengelolaan di era VUCA. Jadikan visi, pemahaman, kejelasan, dan kelincahan sebagai prinsip panduan Anda untuk melawan ancaman VUCA, dan untuk mengubahnya menjadi keuntungan Anda.
