Kita semua sibuk—sangat sibuk. Kita memiliki tagihan yang harus dibayar, hipotek yang harus diurus, anak-anak yang harus dijaga, dan tentu saja, deadline kerja yang harus dipenuhi. Semua komitmen ini memberi kita sedikit waktu yang bermakna bagi diri kita sendiri, dan untuk membina hubungan yang bermakna dengan orang lain. Tapi kabar baiknya adalah: Ketika kita mengatakan kita miskin waktu, yang sebenarnya kita maksudkan adalah kita miskin keputusan. Dan itu adalah sesuatu yang bisa kita ubah.
Sebagian besar dari kita sangat berhati-hati dalam menghabiskan uang. Tetapi ketika berhubungan dengan waktu, kita hampir tidak memikirkannya. Kita mengatakan ya untuk segala macam permintaan yang tidak masuk akal bagi waktu kita; kita memperlakukan semuanya sebagai hal yang mendesak; kita menghadiri meeting yang tidak berguna; kita menolak untuk memberikan pekerjaan pada orang lain karena takut kualitas akan berkurang; kita menghabiskan hari-hari kita terikat pada kotak masuk dan smartphone kita; dan kita dengan keras kepala terus melakukan tugas yang sebenarnya dapat dilakukan oleh mesin.
Tidak seperti uang, waktu tidak bisa dikumpulkan kembali.
Sangat mudah untuk mendapatkan rasa identitas atau status dengan menjadi sibuk, tapi untuk apa akhirnya? Seperti yang dituliskan oleh perawat di bidang perawatan paliatif, Bronnie Ware dalam bukunya, “The Top Five Regrets of the Dying,” salah satu penyesalan terbesar yang dimiliki orang-orang di ranjang kematian mereka adalah mereka telah bekerja terlalu keras.
Langkah pertama untuk bergabung dengan orang kaya baru (orang yang menggunakan waktu mereka dengan bijak, sehingga memiliki kekayaan waktu luang yang lebih banyak) adalah percaya pada paradoks bahwa kita benar-benar dapat menyelesaikan pekerjaan banyak dalam waktu yang lebih singkat, seperti yang saya tulis di “The Case for the 6-Hour Workday.” Menolak untuk mempercayai hal ini berarti Anda mengundurkan diri dari kehidupan menatap layar selama sebelas jam sehari. Itu pilihan Anda.
Jika Anda memilih untuk mengambil kembali waktu Anda, berikut ini cara memulainya:
- Otomatis
Saat ini, semua jenis tugas dapat diotomatisasi. Sayangnya, terlalu sedikit entrepreneur dan eksekutif bisnis yang memanfaatkan banyak tools yang terjangkau dan sederhana, namun efektif di pasar.
Berikut adalah sebagian hal apa saja yang bisa diotomatisasi:
- Hukum: Data mining, peninjauan kontrak
- Sales (penjualan): Pembuatan prospek, pemeliharaan prospek, pengembangan proposal, persiapan meeting, customer intelligence, dan competitor intelligence
- Marketing: Email templates dan marketing content syndication, daur ulang konten, distribusi konten.
- IT: Data backups, network management, PC maintenance, pembuatan akun, transfer file-file, data extraction
- HR: Penjadwalan gaji, rekrutmen kandidat
- Development/programming: Skrip untuk menyalin file dan melakukan tindakan berulang, optimalisasi gambar
- Customer support: Survei dan kuesioner, pertanyaan pelanggan
Tools yang bisa mulai Anda gunakan sekarang:
- Workflow management: Zapier.com, IFTTT.com
- Memposting ke media sosial: Buffer and HootSuite
- Penjadwalan pertemuan: Calendly.com
- Daur ulang konten: Repurpose.io
- Outsource
Pekerjaan yang berorientasi proses yang tidak dapat diotomatisasi setidaknya harus didelegasikan atau di-outsourcing. Jika ini adalah tugas berisiko rendah, dapat diulang, dan tidak rumit yang dapat dilakukan orang lain untuk Anda dengan tarif per jam, mengapa Anda masih melakukannya?
Dalam sebuah episode podcast Joe Rogan Experience yang populer, pendiri AngelList, Naval Ravicant, menyarankan untuk menetapkan tarif aspiratif per jam untuk Anda sendiri dan menaati tarif tersebut. “Jangan pernah melakukan apapun dengan dengan jumlah yang kurang dari jumlah tersebut—entah itu menghadiri meeting atau mengembalikan paket dari Amazon… Jika saya harus mengembalikan sesuatu, dan harganya kurang dari tarif per jam pribadi saya, saya akan memberikannya.”
Setelah bekerja dengan ratusan pengusaha, saya sering menunjukkan kepada mereka tabel di bawah ini, yang dibuat oleh penulis Perry Marshall, dan bertanya, “Berapa persentase waktu Anda yang Anda habiskan untuk pekerjaan $10 per jam?”
“Sekitar separuh waktu saya” adalah respons yang biasa. Ketika saya memaksa orang untuk melakukan outsourcing, mereka merespons tanpa sedikit pun ironi: “Saya tidak punya waktu untuk melakukan itu!”
Anda harus meluangkan waktu untuk mendapatkan waktu, tetapi seperti bunga majemuk, dalam jangka panjang, Anda akan menghemat lebih banyak waktu secara lebih banyak daripada yang Anda investasikan.
“Tapi saya hanya butuh beberapa menit sehari untuk melakukannya!” Bahkan tugas yang membutuhkan waktu 5 menit sehari, 5 kali sehari, menambahkan hingga 15 hari kerja per tahun, bahkan belum biaya pengalihan kognitif.
Untuk melakukan outsourcing lebih banyak pekerjaan dengan beban rendah, cobalah tools seperti:
- Pekerjaan sehari-hari: GetMagic.com, TaskRabbit.com
- Pekerjaan kreatif dan virtual assistants: Upwork.com, Freelancer.com
- Gunakan komunikasi asinkron
“Ini adalah kejahatan yang diperlukan.” Perkataan tersebut berasal dari kata-kata mantan manajer saya di sebuah bank Australia terkemuka.
Saya telah bertanya mengapa 12 orang harus hadir untuk meeting berkala selama tiga jam ketika 10 dari mereka memiliki tidak lebih dari lima menit untuk memberikan kontribusi yang berharga.
Itu bukanlah kejahatan yang diperlukan, tetapi hanya sesuatu yang tidak efisien dan tidak produktif.
Kurangnya kepemilikan, dan kecenderungan untuk mengalihkan tanggung jawab melalui meeting dengan banyak orang dan berjam-jam, serta membalas semua email membuat productivity perusahaan stagnan dan semangat karyawan melemah.
Pendekatan yang lebih baik adalah dengan filosofi “Saya akan melakukannya ketika itu cocok untuk saya” yang merupakan inti dari komunikasi asinkron. Kenyataannya, kebanyakan hal tidak memerlukan tanggapan segera, dan meeting tidak boleh digunakan hanya untuk mengkomunikasikan informasi; kita juga memiliki email dan pesan instan untuk berkomunikasi.
Jika diskusi diperlukan, cobalah menjadwalkan meeting yang lebih pendek, dalam tambahan 15 atau 30 menit, alih-alih jam wajib yang masih menjadi standar di sebagian besar perusahaan saat ini. Dan jika tidak perlu mengadakan meeting (biasanya tidak), cobalah salah satu alat komunikasi asinkron berikut:
- Instant message: Slack, Facebook Workplace, Microsoft Teams
- Manajemen proyek: Asana, Trello, Basecamp, Airtable
- Menjeda email dan website: Inbox Pause, Blocksite
- Berhenti memperlakukan semua keputusan seolah itu keputusan besar
Sulit berbicara mengenai komunikasi asinkron tanpa mengacu pada apa yang disebut oleh Jeff Bezos dari Amazon sebagai keputusan Tipe 1 dan Tipe 2: Keputusan tipe 1 itu besar, mengkhawatirkan, tidak dapat diubah, dan berisiko tinggi. Keputusan tipe 2 bersifat dapat diubah. Jika Anda mengacau, Anda dapat menebus kesalahan tanpa terlalu banyak kerugian yang ditimbulkan (jika ada).
Sebagian besar keputusan kita adalah keputusan Tipe 2, dan harus dibuat dengan cepat. Semakin sedikit keputusan yang diperlakukan sebagai keputusan Tipe 1, semakin sedikit waktu yang akan dihabiskan untuk meeting dan komunikasi.
- Cobalah menggabungkan pekerjaan
Multi-tasking adalah mitos, dan pengalihan tugas membuat kita tidak produktif dan kelelahan, tetapi itu tidak berarti bahwa kita tidak dapat menggabungkan tugas.
Katherine Milkman, seorang behavioral economist di Wharton School of University of Pennsylvania, menciptakan istilah “temptation bundling” (penggabungan godaan). Istilah ini mengacu pada menggabungkan hal-hal yang ingin Anda lakukan dengan hal-hal yang perlu Anda lakukan, untuk membantu Anda membangun kebiasaan positif.
Misalnya fisioterapis saya meminta saya untuk memasukkan 30 menit pelatihan mobilitas tiga kali seminggu. Saya bisa melakukan ini secara terpisah atau saya bisa menggabungkannya dengan sesuatu yang ingin saya lakukan seperti menonton film dokumenter di YouTube, atau bahkan menelepon dengan speaker.
Dengan membuat lebih sedikit alasan, dan menginvestasikan waktu yang dibutuhkan untuk merancang pekerjaan dan kehidupan pribadi kita, kita tidak hanya dapat bergabung dengan orang kaya baru, tetapi kita dapat mengembangkan kehidupan yang lebih bermakna dan tidak terlalu disesalkan.
Seperti yang dikatakan oleh filsuf Stoa Romawi Seneca, “Hidup itu panjang jika Anda tahu cara menggunakannya.”
Sumber: HBR (Steve Glaveski, 7 April 2020)
