Beberapa orang saat ini memiliki kemewahan untuk mengerjakan satu project dalam satu waktu; kebanyakan dari kita malah harus menangani banyak tuntutan project sekaligus. Secara teori, sistem “multi-teaming” memberikan sejumlah keuntungan: di mana Anda dapat menerapkan keahlian Anda pada tempat dan waktu yang paling dibutuhkan, berbagi pengetahuan Anda ke seluruh grup, dan beralih ke project lain saat jeda, menghindari terbuangnya waktu tidak mengerjakan apa apa.
Tapi kenyataannya jauh lebih rumit. Bagi banyak orang, ditarik ke beberapa project berbeda bisa membuat stres dan kurang produktif dan ini beda dengan teorinya. Beralih perhatian antar tugas membutuhkan waktu dan menguras fokus serta energi Anda. Bergerak di antara tim, mungkin juga perlu menyesuaikan diri dengan menjadi peran yang berbeda. Anda mungkin menjadi bos di satu tim tetapi anggota junior yang lain, misalnya – yang tidak hanya mengubah tingkat akuntabilitas Anda tetapi juga kemampuan Anda untuk menyulap sumber daya saat waktu krisis. Tim yang berbeda mencakup budaya unik mereka sendiri, termasuk hubungan, rutinitas, lelucon, harapan, dan toleransi terhadap ambiguitas, yang membutuhkan energi untuk mengatasinya. Dan kecuali jika Anda merencanakan dan menegosiasikan kontribusi Anda dengan hati-hati pada setiap tim, mungkin akan melakukan pekerjaan berulang alih-alih mendorong perkembangan sendiri.
Bagaimana Anda bisa mengatur waktu, stres, dan pengembangan skill jika Anda berada dalam banyak tim? Dan bagaimana Anda bisa tetap fokus pada hal yang paling penting? Mulailah dengan beberapa perencanaan di awal dan ikuti beberapa aturan sederhana:
- Prioritaskan dan Uurutkan Pekerjaan Anda
Dapatkan gambaran besarnya. Berfokus secara sempit pada pekerjaan hari tertentu membuat Anda berada dalam mode pemadam kebakaran yang reaktif. Jadwalkan pemeriksaan status rutin pada semua proyek Anda untuk mencatat pencapaian. Dengan secara proaktif mengidentifikasi waktu krisis ketika banyak proyek memiliki permintaan yang tinggi, Anda dapat mengelola waktu dan menetapkan ekspektasi dengan lebih baik. Kecepatan dan tuntutan proyek Anda menentukan frekuensi ideal check-in, dan gaya manajemen serta senioritas pemangku kepentingan Anda menentukan nada untuk menetapkan prioritas saat ada dorongan.
Prioritaskan secara strategis. Pilih satu tugas dan fokuslah pada tugas itu dengan intens. Mulailah dengan tugas yang membutuhkan konsentrasi terbesar dan berikan perhatian penuh. Tentukan serangkaian hasil yang harus dicapai, tentukan tindakan mana yang diperlukan untuk mencapai hasil tersebut saja, dan patuhi dengan kejam. Penelitian menunjukkan bahwa residu perhatian – pemikiran yang tertahan dari proyek yang sedang anda transisikan – membutuhkan ruang mental yang berharga, jadi semakin sedikit pengalihan yang dapat dilakukan pada hari tertentu, semakin baik. Jika Anda harus melakukan banyak tugas, maka koordinasikan dan kelompokkan tugas yang sejenis atau kompatibel. Misalnya, jika Anda tahu bahwa Anda akan perlu menjawab panggilan telepon secara acak, lakukan tugas lain yang dapat dihentikan kapan saja. - Tetapkan dan Komunikasikan Ekspektasi
Lindungi diri sendiri. Saat Anda berfokus pada tugas dengan prioritas tinggi, belilah pelarian mental dari gangguan yang tidak perlu. Misalnya, ketika saya menulis – tugas dengan konsentrasi tertinggi – saya memasang balasan otomatis di email saya yang memberi tahu orang-orang bahwa saya tidak memeriksa pesan hingga waktu tertentu, dan menawarkan nomor ponsel saya jika terjadi keadaan darurat. Dengan memberi tahu orang-orang untuk tidak mengharapkan balasan instan, Anda memberi diri Anda waktu untuk fokus, sambil meyakinkan mereka bahwa Anda akan memperhatikan – nanti. Menyertakan nomor telepon Anda menandakan kesediaan Anda untuk menanggapi, tetapi juga membuat orang berpikir dua kali tentang apakah permintaan mereka benar-benar membutuhkan perhatian segera.
Dokumentasikan dan Komunikasikan Progress. Melihat momentum membantu pemimpin tim Anda merasa diberdayakan dan memegang kendali. Bersikaplah terbuka saat masalah muncul. Semakin awal Anda berkata, “Saya mengalami konflik dan mungkin kesulitan menyampaikan 100%”, semakin banyak pemimpin yang akan mempercayai Anda. Salah satu anggota tim berpengalaman dalam penelitian kami mengatakan bahwa banyak dari tanggapannya terhadap permintaan tim hanya berupa dua kata: “Di atasnya”. Bahkan tanggapan yang sangat singkat ini memberi tahu rekan kerja bahwa dia menerima permintaan mereka, sehingga mereka tahu bahwa dia akan menindaklanjuti jika dia dapat memberikan detail lebih lanjut. - Mengoptimalkan Pengembangan Anda
Kenali dirimu. Kelemahan besar multiteaming adalah terpotongnya eksposur ke pakar dari berbagai bidang, yang mengurangi kesempatan Anda untuk belajar dari mereka dan kemampuan Anda untuk menciptakan kesan. Di bawah tekanan waktu, godaan bagi setiap orang untuk berkontribusi jika mereka sudah memiliki pengetahuan yang mendalam, daripada berinvestasi dalam pembelajaran dan pertumbuhan anggota. Anda perlu memiliki tujuan pengembangan Anda dan kemajuan Anda ke arahnya. Cari tahu siapa lagi di tim yang Anda inginkan. Perjelas tujuan pengembangan Anda secara eksplisit, baik kepada bos maupun team lainnya.
Dorong dirimu. Setelah mengidentifikasi tujuan pengembangan Anda, blok waktu untuk pembelajaran yang sebenarnya. Penelitian menunjukkan bahwa penentu penting dari pembelajaran adalah waktu yang dihabiskan untuk merenungkan dan mengintegrasikan informasi baru. Ini adalah tantangan, karena multiteaming memaksa kita untuk beralih antar proyek dengan tujuan mengurangi waktu henti. Oleh karena itu, Anda perlu secara sengaja dan eksplisit menjadwalkan waktu untuk refleksi. Jelas, Anda tidak bisa berlebihan dan menjadi penghambat hanya untuk mengukir waktu kontemplasi, tetapi pastikan anggota tim melihat refleksi sebagai “pekerjaan nyata”.
Biasanya ada manfaat finansial yang signifikan dari multi-teaming yang artinya hal itu telah menjadi gaya hidup, terutama dalam pekerjaan yang butuh pengetahuan, terlepas dari tekanan dan risiko yang dapat ditimbulkannya bagi orang-orang yang bekerja di banyak tim sekaligus. Sebagai salah satu anggota tim tersebut, Anda dapat mengelola hasil dari bekerja dalam organisasi yang terlalu berkomitmen dan menuai keuntungan sendiri.
