Pada tahun 2018, saya menemukan sebuah meme yang menjadi viral di Internet. Bunyinya: “Kamu punya jumlah waktu yang sama dalam sehari dengan Beyoncé.” Saya meragukan jika orang-orang bisa lebih produktif atau mencapai prestasi lebih tinggi dari kata-kata itu. Tapi, perkataan itu membuat saya penasaran: Apakah orang-orang yang berprestasi tinggi menjalani hari dan pekerjaannya dengan cara yang berbeda dari kebanyakan orang? Bagaimana mereka bisa menjadi orang yang lebih efisien dan produktif?
Untuk menjawab pertanyaan ini, saya melakukan wawancara dengan beberapa bintang rock, penulis, musisi, penghibur, pengusaha, dan pimpinan bisnis di podcast saya yang berjudul ‘How I Work’ (Bagaimana Saya Bekerja). Saya bicara dengan mereka mengenai rutinitas, ritual, praktik, dan kiat kerja mereka untuk memahami bagaimana mereka melakukan lebih banyak hal (bahkan di masa pandemi) dibandingkan orang kebanyakan.
Ada 4 tips yang paling menonjol, diantaranya:
1) Jadwalkan rapat Anda.
Menjadwalkan waktu mengecek email telah menjadi tips produktivitas yang umum. Caranya Anda hanya perlu mengecek email 2 atau 3 kali dalam sehari atau mendiamkan notifikasi lainnya dalam beberapa waktu supaya Anda bisa fokus tanpa adanya distraksi.
Menjadwalkan rapat, panggilan telepon, atau kegiatan virtual juga bisa sama efektifnya. Penelitian dari Ohio State University menunjukkan jika ketika akan melakukan rapat dalam satu atau dua jam kemudian, kita bisa menyelesaikan 22% pekerjaan lebih sedikit dibandingkan saat kita tidak memiliki jadwal rapat sama sekali.
Coba pikirkanlah hal tersebut. Apa hal yang Anda lakukan sebelum adanya rapat Zoom dengan profesor Anda, update dengan tim secara virtual, atau rapat empat mata dengan atasan Anda? Kemungkinan Anda akan berpikir mengenai apa yang akan Anda sampaikan, mengajukan pertanyaan, atau mempraktikkan beberapa presentasi. Sulit rasanya untuk tetap fokus ketika Anda tahu akan ada gangguan besar dalam waktu dekat.
Adam Grant, profesor Wharton, mengatakan kepada saya dia menemukan cara untuk mengatasi hal ini. “Di hari saya mengajar, saya menahan jam kerja kantor saya dalam kurun waktu yang sama,” katanya. “Saya menjadwalkan jeda lima menit di antara waktu mengajar untuk mengecek email dan berjaga-jaga kalau rapat berlangsung lama. Di lain hari, saya tidak memiliki rapat sama sekali, sehingga saya bisa lebih fokus dan produktif.”
Pertimbangkan untuk membuat aturan sendiri dalam jadwal Anda. Jika Anda lebih fokus di pagi hari, cobalah untuk menjadwalkan tugas dan rapat yang paling susah sedini mungkin, dan sisakan waktu sore hari untuk jam kerja yang lebih tenang.
2) Hindari menggunakan mouse.
Sebuah studi oleh Brainscape menemukan jika banyak orang kehilangan rata-rata 2 detik per menit dari pekerjaan mereka karena menggunakan mouse dibandingkan pintasan keyboard. Itu sungguh waktu yang sangat banyak! Manfaat mempelajari pintasan keyboard sangat besar untuk produktivitas Anda. Untungnya, kebanyakan software memiliki kesamaan pintasan atau shortcuts, artinya semakin Anda belajar, semakin cepat Anda akan jadi mahir. Berikut adalah beberapa cara untuk memulai.
“Saya hampir tidak pernah menyentuh mouse,” Rahul Vohra, pimpinan dari Superhuman (sebuah software email yang mengklaim bisa memberikan pengalaman mengirim email dengan cepat di dunia) berkata kepada saya. “Itu adalah aturan yang saya patuhi, bukan hanya untuk membangun Superhumen, tapi hampir di seluruh bagian dari software yang saya gunakan,” kata Vohra.
3) Dorong diri Anda ke perilaku yang lebih baik.
Kalau Anda ingin mengatur kebiasaan bekerja menjadi lebih baik, Matt Mullenweg, co-founder dari WordPress dan Automattic, mengatakan pada saya kalau trik dalam perilaku sederhana bisa menghasilkan hasil yang besar. “Jika barang yang terdekat saat saya bangun tidur adalah Kindle dan bukan ponsel, maka kemungkinan saya akan membaca,” kata Mullenweg. “Tetapi, jika ponsel saya ada di atas Kindle, ya kemungkinan besar saya akan membuka handphone.”
Dalam kata lain, pertimbangkan perilaku apa yang ingin Anda ubah dan pikirkan tentang bagaimana Anda bisa mengubah lingkungan Anda untuk memengaruhi perilaku tersebut. Contohnya, mungkin Anda pernah mendengar jika mematikan ponsel atau mengaturnya dalam mode pesawat akan membantu Anda lebih fokus saat bekerja. Sama halnya dengan mengusulkan argumen kecil ke sekitar Anda bisa menginspirasi Anda untuk bertindak pada hal yang selama ini Anda hindari atau biasanya tidak ingin Anda lakukan.
Jika Anda ingin membaca lebih banyak, letakkan setumpuk buku di setiap ruangan. Jika Anda ingin berhenti makan junk food, sembunyikan permen di bawah apel di keranjang buah setiap kali Anda ingin memakannya, sehingga Anda akan disuguhi dengan pilihan yang lebih sehat terlebih dulu. Jika Anda ingin lebih sedikit mengecek sosial media, hapus aplikasi tersebut dari ponsel Anda. Jika Anda ingin menghindari mengecek email sepanjang hari, bisukan notifikasi inbox email sehingga Anda tidak terdistraksi oleh setiap notifikasi baru.
Anda pasti sudah tahu caranya.
Sumber: Harvard Business Review (Amantha Imber, 08 Desember 2020)
