Dalam kondisi WFH selagi PSBB karena COVID, banyak kegiatan meeting dilakukan secara virtual dan mendapat perhatian orang dalam meeting itu merupakan tantangan tersendiri karena orang tidak berada di ruangan yang sama. Dan itu sangat menjengkelkan ketika Anda membuat argumen sembilan menit, berhenti sejenak untuk reaksi yang diharapkan, dan mendapatkan: “I dont think I follow you” yang mungkin juga berarti: “Saya sedang mandiin kucing saya dan gak sadar saya dipanggil. “
Kita harus hadapi hal seperti itu karena sebagian besar rapat sering kali ada sedikit atau nol akuntabilitas untuk keterlibatan. Saat kita bersama dalam satu ruangan, kita sering mengimbanginya dengan kontak mata yang sedikit memaksa. Peserta merasa berkewajiban untuk berpura-pura tertarik (meskipun mereka menatap ponsel mereka). Dalam situasi di mana Anda tidak dapat menuntut perhatian dengan mata, Anda harus belajar melakukan apa yang seharusnya sudah kamu kuasai sejak lama: bagaiman membuat member meeting untuk tertarik secara sukarela. Dengan kata lain, Anda harus menciptakan peluang terstruktur bagi peserta untuk terlibat sepenuhnya.
Ada empat alasan umum untuk meeting: untuk mempengaruhi orang lain, untuk membuat keputusan, untuk memecahkan masalah, atau untuk memperkuat hubungan. Karena semua ini adalah proses aktif, partisipan pasif dalam rapat jarang melakukan pekerjaan berkualitas. Prasyarat untuk pertemuan yang efektif – virtual atau sebaliknya – adalah keterlibatan yang sukarela.
Dalam satu studi, perbandingan antara 200 peserta pengalaman tatap muka dengan 200 pengalaman virtual, ditemukan bahwa ketika aturan untuk partisipasi aktif diterapkan, 86% peserta melaporkan tingkat keterlibatan yang tinggi atau lebih tinggi seperti saat tatap muka.
Inilah yang berhasil.
Mari kita lihat Tuti, seorang manajer tingkat menengah, yang akan memimpin presentasi virtual selama 15 menit kepada 16 rekannya yang tersebar dari berbagai wilayah di Jawa & Sumatera. Sasarannya adalah untuk meyakinkan bahwa mereka harus mengidentifikasi beberapa peluang penjualan dari masing-masing portofolio akun regional mereka, kemudian bekerja sama untuk mengejarnya. Untuk menghindari partisipasi pasif dan melibatkan kelompok, dia berencana menggunakan 18 slide. Inilah aturan yang harus diikuti Tuti.
- Aturan 60 detik – Pertama, jangan pernah melibatkan kelompok dalam memecahkan masalah sampai mereka merasakan masalahnya. Lakukan sesuatu dalam 60 detik pertama untuk membantu mereka mengalaminya. Anda mungkin membagikan statistik, anekdot, atau analogi yang mengejutkan atau provokatif yang mendramatisasi masalah. Misalnya, Tuti dapat membagikan statistik yang menunjukkan ukuran transaksi global rata-rata untuk pesaing yang memicu rasa inferioritas dengan grup. Dia dapat membagikan anekdot tentang pelanggan yang frustrasi yang menghentikan pembelian karena tim gagal menawarkan harga dan dukungan global. Atau, dia dapat melibatkan emosi dengan membuat analogi dengan ikan paus yang memberi makan jauh lebih efektif saat mereka bekerja sama untuk mengepung kawanan besar krill — dan kemudian bergiliran melahap pesta itu. Tidak peduli taktik apa yang Anda gunakan, tujuan Anda adalah memastikan kelompok secara empati memahami masalah (atau peluang) sebelum Anda mencoba menyelesaikannya.
- Aturan tanggung jawab – Ketika orang memasuki lingkungan sosial apa pun, mereka diam-diam bekerja untuk menentukan peran mereka. Misalnya, ketika Anda memasuki bioskop, Anda secara tidak sadar mendefinisikan peran Anda sebagai pengamat – Anda berada di sana untuk dihibur. Ketika Anda memasuki gym, Anda adalah seorang aktor – Anda berada di sana untuk berolahraga. Ancaman keterlibatan terbesar dalam rapat virtual adalah memungkinkan anggota tim secara tidak sadar mengambil peran sebagai pengamat. Banyak yang dengan senang hati mendefinisikan peran mereka seperti ini ketika mereka menerima undangan pertemuan. Untuk mengatasi keputusan implisit ini, ciptakan pengalaman tanggung jawab bersama sejak awal presentasi Anda. Jangan lakukan dengan mengatakan, “Oke, saya ingin ini menjadi percakapan, bukan presentasi. Saya ingin Anda semua terlibat. ” Itu jarang berhasil. Sebaliknya, ciptakan kesempatan bagi mereka untuk mengambil tanggung jawab yang berarti. Ini paling baik dilakukan dengan menggunakan aturan berikutnya.
- Tidak ada tempat untuk menyembunyikan aturan – Penelitian menunjukkan bahwa seseorang yang tampaknya mengalami serangan jantung di kereta bawah tanah cenderung tidak mendapatkan bantuan jika semakin banyak orang di dalam kereta. Psikolog sosial menyebut fenomena ini sebagai difusi tanggung jawab. Jika setiap orang bertanggung jawab, maka tidak ada yang merasa bertanggung jawab. Hindari hal ini dalam rapat Anda dengan memberi orang tugas yang dapat mereka lakukan secara aktif sehingga tidak ada tempat untuk bersembunyi. Tentukan masalah yang dapat diselesaikan dengan cepat, tetapkan orang ke dalam kelompok yang terdiri dari dua atau tiga orang (maks). Beri mereka media untuk berkomunikasi satu sama lain (konferensi video, saluran Slack, platform pengiriman pesan, audio breakout). Jika Anda berada di platform pertemuan virtual yang memungkinkan untuk kelompok-kelompok breakout, gunakan mereka secara bebas. Beri mereka kerangka waktu yang sangat terbatas untuk mengerjakan tugas yang sangat terstruktur dan singkat. Misalnya, tiga menit setelah melakukan pitch, Tuti bisa mengatakan sesuatu seperti, “Slide berikutnya akan menunjukkan siapa pasangan Anda nantinya. Saya ingin Anda meluangkan waktu dua menit dalam grup breakout Anda untuk mengidentifikasi penyesalan global: klien yang Anda yakin bisa mendapatkan kesepakatan yang jauh lebih besar jika kita bekerja sama lebih baik dalam 12 bulan terakhir. ” Selanjutnya, dia dapat meminta semua orang untuk mengetik jawaban mereka ke dalam chat pod, atau menelepon satu atau dua orang untuk membagikan contoh mereka melalui telepon.
- Aturan MVP – Tidak ada yang dapat melepaskan kelompok secara lebih andal daripada menyerang mereka dengan slide demi slide data yang mematikan pikiran yang diatur dalam poin-poin tak berujung. Tidak peduli seberapa pintar atau canggih grup tersebut, jika tujuan Anda adalah keterlibatan, Anda harus menggabungkan fakta dan cerita. Kami mendorong orang-orang untuk menentukan dek Minimum Viable PowerPoint (MVP) yang mereka butuhkan. Dengan kata lain, pilih paling sedikit data yang Anda butuhkan untuk menginformasikan dan melibatkan kelompok. Jangan menambahkan satu slide lagi. Manfaat tambahan dari aturan ini adalah memaksa Anda untuk melibatkan peserta. Jika Anda memiliki terlalu banyak slide, Anda merasa diperbudak untuk “melewatinya”. Jika Tuti memiliki 18 menit untuk menyelesaikan pekerjaannya, 15 slide terlalu banyak. Dia harus dapat membuat kasusnya dengan satu atau dua slide, kemudian menggunakan slide tambahan untuk menyelesaikan tugas dalam aturan 1-3 di atas.
- Aturan 5 menit – Jangan pernah pergi lebih dari 5 menit tanpa memberi kelompok masalah lain untuk dipecahkan. Peserta berada di ruangan yang tersebar di sana-sini dengan puluhan gangguan yang menggoda. Jika Anda tidak mempertahankan ekspektasi berkelanjutan akan keterlibatan yang berarti, mereka akan mundur ke dalam peran pengamat yang memikat, dan Anda harus bekerja keras untuk mengembalikannya. Dalam presentasinya yang berdurasi 15 menit, Tuti harus memiliki 2-3 peluang keterlibatan yang singkat, terdefinisi dengan baik, dan bermakna. Misalnya, dia dapat mengakhiri presentasinya dengan daftar opsi yang dibuat oleh grup, kemudian memberikan kesempatan polling atau voting untuk menentukan pendapat tim tentang dari mana harus memulai.
Yang benar adalah aturan ini seharusnya sudah menjadi kebiasaan, apa pun jenis rapat yang Anda pimpin. Tetapi taruhannya bahkan lebih tinggi hari ini ketika anggota tim tidak terlihat dan pikiran mereka bebas untuk mengembara. Mengikuti lima aturan ini akan secara dramatis dan segera mengubah produktivitas setiap pertemuan virtual.
