Terkadang ada begitu banyak hal yang terjadi dalam hidup Anda dan dunia, sehingga Anda tidak bisa fokus. Apa yang dapat Anda lakukan ketika setiap kali Anda duduk di meja Anda, Anda merasa terdistraksi? Bagaimana Anda bisa kembali merasa fokus dan produktif?
Apa kata para ahli
Merasa terganggu atau terdistraksi dan tidak produktif adalah sesuatu yang dihadapi kebanyakan orang, kata Susan David, pendiri Harvard/McLean Institute of Coaching dan penulis Emotional Agility. Apalagi karena sebagian besar dari kita terus-menerus dibombardir oleh notifikasi berita, pesan teks, dan interupsi lainnya. Dan bahkan pada hari-hari ketika Anda mungkin merasa rajin, Anda harus terlibat pada apa yang terjadi dengan rekan kerja Anda. “Kami begitu berhati-hati dalam menangkap maksud perilaku dan emosi orang lain,” kata David. “Ketika hal ini terjadi, kita mulai tersesat.” Rich Fernandez, CEO lembaga nirlaba Search Inside Yourself Leadership Institute, sebuah organisasi pelatihan kesadaran dan kecerdasan emosional global, mencatat bahwa kita sebenarnya memiliki keterkaitan dengan hal ini. “Satu kesamaan yang kita semua miliki adalah neuroanatomi fundamental yang mengarahkan kita pada kondisi stres, sehingga kita tidak selalu produktif,” jelasnya. Untuk mengatasinya dan mendapatkan kembali fokus Anda, lakukan langkah-langkah berikut.
Pahami bahaya multitasking
Mulailah dengan memahami dampak dari distraksi terhadap otak Anda, seperti telepon yang terus-menerus berdering atau rehat cepat dengan membuka Twitter. Fernandez menjelaskan bahwa kita memiliki jaringan struktur otak yang berhubungan dengan fokus. Ada jaringan mode default, yang bertanggung jawab untuk menganalisis masa lalu, meramalkan atau merencanakan masa depan, dan merenungkan diri sendiri dan orang lain. “Kita berada dalam mode ini setidaknya dalam beberapa selang waktu,” katanya. Tetapi, ketika Anda perlu memfokuskan pikiran Anda, Anda memanfaatkan jaringan perhatian langsung, yang memungkinkan Anda untuk mengesampingkan lamunan dan tetap mengerjakan tugas. Distraksi, dalam bentuk apapun, menarik Anda kembali ke mode default, dan untuk mendapatkan kembali fokus Anda, membutuhkan cognitive cost yang tinggi. “Beberapa penelitian menunjukkan butuh 10–18 menit untuk mendapatkan tingkat perhatian yang sama kembali,” kata Fernandez. Inilah mengapa sangat penting untuk mengurangi interupsi.
Biarkan Anda merespon emosi, tetapi tetap kontrol emosi tersebut
Merasa kewalahan dapat memunculkan banyak emosi—frustasi, kemarahan, kecemasan—yang berdampak lebih jauh pada produktivitas Anda. Jadi, Anda harus “memutus siklus”, kata David. Untuk “mendapatkan kembali kontrol diri”, sehingga Anda tidak merasa “berada pada tekanan peristiwa yang terjadi di dunia atau di kantor Anda”, akui atau labeli perasaan yang Anda rasakan dan kemudian ajukan pertanyaan kepada diri sendiri tentang hal itu. Anda mungkin berkata, “Oke, saya merasa marah, tetapi siapa yang bertanggung jawab—kemarahan atau saya, orang yang memiliki emosi itu?” Fernandez setuju dengan pendekatan ini: “Anda ingin mengakui bahwa perasaan tersebut ada—perasaan itu valid dan penting—tetapi, Anda tidak sampai hanyut oleh mereka.”
Pusatkan perhatian Anda
Ketika Anda menemukan diri Anda merasa terdistraksi, “Berhenti sejenak, perhatikan, sadarilah bahwa Anda sedang terpicu akan distraksi tersebut,” kata Fernandez. “Kemudian, alihkan fokus perhatian Anda.” Ini mungkin terasa lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, tapi ingatkan diri Anda bahwa sebagian besar hal yang kita khawatirkan “bukanlah ancaman eksistensial langsung.” Untuk terhubung kembali dengan bagian logis dari otak Anda, fokuskan pada “sesuatu yang lebih langsung atau mendalam, seperti napas Anda.” Anda bisa berkata pada diri sendiri, “Aku begitu terganggu dengan utas Twitter ini. Aku akan lebih fokus dengan pernapasanku” untuk menjauh dari apa yang menyebabkan kecemasan. Fernandez mengatakan jika hal ini tidak sama dengan mencoba mengabaikan gangguan: “Anda tidak perlu menahan atau menekan perasaan tersebut. Sadari, akui, dan letakkan di ‘tempat parkir otak Anda’ untuk dipikirkan nanti ketika Anda dapat mendiskusikannya dengan orang lain, atau ketika Anda tidak bekerja dan memiliki banyak hal yang harus dilakukan.”
Berpatokanlah pada values Anda
Setelah Anda mengumpulkan fokus Anda, Anda dapat memilih di mana untuk memfokuskannya. David mengatakan bahwa berkonsentrasi pada values diri Anda, bisa memberi Anda rasa kontrol. “Ketika Anda merasa kesulitan, rasanya seperti kekuatan dan pilihan Anda direnggut dari diri Anda,” katanya. “Tapi Anda masih bisa memilih ingin menjadi seperti apa. Jika salah satu value inti Anda adalah menjadi kolaboratif, fokuslah pada hal itu. Bagaimana Anda bisa membantu orang merasa seperti bagian dari tim?” Dan cari tahu bagaimana kurangnya fokus Anda memengaruhi rasa diri Anda. “Jika keadilan adalah hal penting bagi Anda, bagaimana gangguan Anda berkontribusi pada kemampuan Anda untuk bersikap adil? Jika Anda menggunakan Facebook selama tiga jam sehari, seberapa adil itu bagi tim atau keluarga Anda?”
Pasang batas
Setelah Anda sudah cukup menyadari apa yang mendistraksi Anda, buat aturan untuk diri Anda sendiri. Jika Anda menyadari bahwa melihat berita di pagi hari membuat Anda kesal dan tidak fokus saat tiba di kantor, katakan pada diri sendiri bahwa Anda tidak akan memeriksa berita dunia sampai waktu makan siang. Atau Anda dapat memutuskan bahwa Anda akan menyelesaikan sejumlah pekerjaan sebelum menggunakan Facebook. Jika Anda tidak memiliki kontrol diri untuk ini, ada aplikasi yang dapat Anda install di browser atau di ponsel Anda untuk mengontrol berapa banyak waktu yang Anda habiskan di situs tertentu. Anda juga harus berlatih. “Ada banyak penelitian yang menunjukkan jika perbedaan antara elite focus dan non-elite focus adalah fokus yang disengaja,” kata Fernandez. Dia mencontohkan seorang atlet yang berlatih dengan mengatakan pada diri mereka sendiri, misalnya, “Saya tidak akan meninggalkan garis lemparan bebas sampai saya membuat 10 lemparan bebas.” Jadi, luangkan waktu untuk melatih otak Anda agar tetap fokus pada tugas.
Pilihlah dengan bijak dengan siapa Anda berinteraksi
Penularan sosial (social contagion) itu nyata. “Kita semua pernah mengalami itu. Ketika Anda masuk ke lift dan semua orang melihat ponsel mereka, lalu Anda mulai melihat ponsel Anda,” kata David. Dia mencontohkan pada penelitian terbaru yang menunjukkan bahwa jika seseorang di sebelah Anda di pesawat membeli permen—bahkan jika Anda tidak mengenal orang itu—30% lebih mungkin jika Anda akan melakukan pembelian serupa. Hal yang sama berlaku untuk produktivitas. Jika Anda memiliki rekan kerja yang terus-menerus merasa terdistraksi, atau cenderung menarik Anda keluar dari pekerjaan, cobalah untuk menghabiskan lebih sedikit waktu dengan mereka. Anda tidak harus bersikap kasar; Anda dapat mengatakan sesuatu yang sederhana seperti, “Bisakah kita melanjutkan percakapan ini nanti? Saya ingin menyelesaikan laporan ini dan kemudian saya bisa istirahat.”
Berikan dan dapatkan dukungan dari rekan-rekan Anda
Alih-alih menghindari rekan kerja Anda yang merasa terdistraksi, Anda bisa mencoba mendorong satu sama lain untuk tetap fokus. Buatlah perjanjian dengan rekan kerja Anda. Atur waktu di mana Anda akan bekerja tanpa mengganggu satu sama lain atau tanpa menggunakan media sosial atau Slack. Tim yang bekerja dengan saya di HBR menetapkan Kamis sore sebagai waktu kerja tanpa distraksi setelah mendengarkan podcast ini. Anda dapat menggunakan dukungan rekan kerja seperti ini dan saling mendukung secara aktif. “Rekan-rekan Anda berada di satu lingkungan dengan Anda dan mereka terikat karena mereka berada dalam budaya dan organisasi yang sama,” kata Fernandez. Pergi minum kopi dengan rekan kerja dan “mintalah nasihat, nasihat, dan pelatihan.” Mereka mungkin memiliki taktik yang berhasil yang belum Anda pikirkan. Buatlah komitmen satu sama lain bahwa Anda akan mengubah perilaku Anda dan memeriksa kemajuan Anda secara teratur. Ketika Anda memberi tahu orang lain bahwa Anda ingin mengubah cara Anda, kemungkinan besar Anda akan menindaklanjutinya.
Jaga tubuh Anda
Jika Anda lelah dan letih, Anda akan lebih rentan merasa kewalahan, kata David. Sangat penting untuk cukup tidur dan berolahraga. Selain itu, dia menyarankan untuk membuat “perubahan kecil di lingkungan Anda” untuk meningkatkan kesejahteraan Anda. Beristirahatlah, makan siang yang sehat, matikan ponsel Anda. “Jika Anda biasanya menghabiskan jam makan siang Anda di Facebook, tinggalkan ponsel Anda dan pergi keluar untuk berjalan-jalan,” katanya.
Prinsip-Prinsip yang Perlu Diingat
Do:
- Ambil napas untuk memutus siklus kecemasan dan frustasi karena distraksi
- Pikirkan tentang bagaimana Anda ingin bertindak sebagai kolega dan leader dan biarkan citra diri itu memandu perilaku Anda
- Tetapkan batasan saat Anda menggunakan media sosial atau memeriksa email
Don’t:
- Membodohi diri sendiri dengan berpikir bahwa distraksi tidak berbahaya bagi fokus Anda—distraksi memiliki biaya cognitive cost yang tinggi
- Menghabiskan waktu dengan orang-orang yang merasakan terdistraksi—kemungkinan besar Anda akan merasakan hal yang sama
- Mengabaikan self-care seperti istirahat, makan sehat, dan tidur
Studi Kasus #1: Jadwalkan waktu untuk fokus
Selama setahun terakhir, Emily Lin, wakil presiden di sebuah perusahaan jasa keuangan, memiliki banyak kecemasan. Dia sedang membangun praktik pelatihan pribadinya dan telah menerima promosi di tempat kerja. Karena lingkup tanggung jawabnya yang diperluas, dia berurusan dengan banyak distraksi baru. “Saya menerima lebih banyak email, pesan instan, dan panggilan telepon. Dan orang-orang lebih sering datang ke kantor saya,” katanya.
Emily kesulitan menyelesaikan pekerjaannya. “Saya ingin melihat semua pesan instan atau notifikasi email yang muncul, dan bahkan jika hanya butuh beberapa detik untuk membacanya atau mengirim tanggapan cepat, itu akan menjauhkan saya dari apa yang saya lakukan,” katanya. Dan itu memengaruhi suasana hatinya. “Pesan-pesan tertentu akan membuat saya stres. Saya menjadi sangat pemarah dengan rekan kerja saya.”
Dia sebelumnya telah belajar untuk menetapkan batasan untuk dirinya sendiri pada media sosial dengan menjadwalkan waktu distraksi. “Saya memberi diri saya waktu ketika saya bisa menggunakan Facebook. Mungkin istirahat 10 menit di antara rapat atau ketika saya sedang menunggu lift untuk pergi makan siang. Setelah saya membuat jeda itu, saya merasa jauh lebih mudah untuk mengontrol dorongan untuk memeriksa media sosial saat saya sedang bekerja,” jelasnya.
Dia melakukan sesuatu yang serupa untuk mengatasi distraksi pekerjaan: memberikan dirinya waktu untuk membaca dan menanggapi pesan, tetapi hanya setelah menyelesaikan pekerjaannya yang paling penting. “Di setiap awal minggu, saya bertanya pada diri sendiri, ‘Hal terpenting apa yang harus saya selesaikan?’ Dan setiap hari, saya bertanya, ‘Hari ini, apa satu hal yang mutlak harus saya lakukan?’” Dia mengatakan itu membantunya menentukan berapa banyak waktu yang dia butuhkan untuk fokus dan kemudian dia memblokirnya dalam dua jam. “Selama dua jam, saya mematikan email, menggunakan ‘jangan ganggu’ di instant messenger, dan mengirim ponsel saya langsung ke pesan suara.” Dia bahkan memakai headphone sebagai cara untuk memberi sinyal kepada calon tamu bahwa dia sedang sibuk.
Dua jam tampaknya merupakan jumlah waktu yang tepat, katanya. Ini memberinya cukup waktu untuk terlibat secara mendalam dalam suatu tugas, dan itu adalah “jumlah waktu yang dapat ditoleransi untuk tidak dapat dijangkau,” katanya. “Setelah itu, orang-orang mulai menelepon kembali atau mengirim email lagi.” Plus itu memberinya rasa urgensi. “Saya memiliki adrenalin untuk menyelesaikan sesuatu.”
Emily mengatakan pendekatan ini berhasil: “Hal ini memiliki efek nyata pada produktivitas saya.” Dan dia merasakan stres yang lebih sedikit. “Karena saya tidak terus-menerus melihat email saya sepanjang hari, tekanan darah saya tidak selalu meningkat. Saya jauh lebih sabar sekarang ketika saya terdistraksi.”
Dia menunjukkan bahwa tidur lebih banyak juga membantunya melawan distraksi. Beberapa tahun yang lalu dia hanya tidur 3 atau 4 jam semalam, tetapi dia secara drastis mengubah jadwal tidurnya dan sekarang tidur dari 6,5 jam menjadi 7 jam semalam. “Saya berubah dari merasa kewalahan dan tidak bisa fokus menjadi bisa berpikir jernih,” katanya. “Ketika saya cukup istirahat, saya memiliki lebih banyak perspektif. Saya tahu saya tidak harus segera membalas email.” Dia bahkan menjadi seorang “sleep evangelist” hebat bagi klien binaannya.
Studi Kasus #2: Tetapkan batasan
Sarah Taylor (bukan nama sebenarnya), seorang manajer SDM di sebuah organisasi kemanusiaan internasional, kesulitan untuk tetap fokus di tempat kerja selama beberapa bulan sebelum dan sesudah pemilihan presiden AS di tahun 2016. Dia bilang dia tidak bisa menjauh dari berita. “Saya menghabiskan beberapa jam sehari—sepanjang hari kerja, tidak hanya di malam hari—secara kompulsif memeriksa pembaruan di berbagai situs, seperti New York Times, Washington Post, CNN.” Karena distraksi ini, dia akan ketinggalan dan mendapati dirinya bekerja hingga larut malam dan pada akhir pekan mencoba untuk menyusul ketertinggalannya.
“Saya sedih karena saya tidak mendapatkan istirahat yang cukup, belum lagi saya terus-menerus terkena berita buruk setiap hari.” Meskipun dia tahu ini tidak baik untuknya, dia berusaha untuk menetapkan batasannya sendiri.
Dia melihat referensi StayFocusd, sebuah ekstensi browser yang menetapkan batas waktu untuk situs web yang dipilih. Dia memeriksa ulasan online dan melihat bahwa hal itu sudah membantu orang lain seperti dia, jadi dia memutuskan untuk mencobanya. “Pada saat itu, saya putus asa menemukan cara untuk memperbaiki kebiasaan buruk saya, yang secara jelas saya tidak mampu mengatasinya sendiri,” katanya.
Dia menempatkan batas harian 10 menit di New York Times, Washington Post, dan CNN. Setelah batas itu berlalu, sebuah notifikasi muncul yang mengatakan “Bukankah seharusnya Anda bekerja?” Menurutnya, hal itu “sudah pasti membantu”–meskipun dia bisa melakukannya sendiri. “Pikiran licik saya mulai melihat situs-situs yang belum saya blokir, seperti BBC.”Dia menetapkan aturan lain untuk dirinya sendiri juga. Saat dia bekerja dari rumah, dia menjauhkan semua perangkat pribadinya dari ruangan tempat dia bekerja. Dia masih tetap up-to-date pada peristiwa terkini, katanya, “tapi setidaknya saya tidak lagi mengambil risiko berada di belakang tugas-tugas inti saya.”
Sumber: Harvard Business Review (Amy Gallo, 20 Desember 2017)
